Stiftelsen Norsk Nødhjelp tar personvernet ditt på alvor. I denne personvernerklæringen forklarer vi hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor vi gjør det, hvor lenge opplysningene oppbevares, og hvilke rettigheter du har.

1. Hvem gjelder personvernerklæringen for?

Personvernerklæringen gjelder blant annet for deg som er:

• giver eller potensiell giver
• frivillig
• deltaker på et arrangement eller en reise
• jobbsøker
• kontaktperson ved en skole, leverandør eller samarbeidspartner
• omtalt eller avbildet i vårt informasjons- og innsamlingsarbeid
• i kontakt med oss på annen måte
• besøkende på nettsiden vår

Ansatte får mer detaljert informasjon om behandling av personopplysninger gjennom våre interne rutiner.

2. Hvem er behandlingsansvarlig?

Stiftelsen Norsk Nødhjelp er behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler.

Kontaktinformasjon

Stiftelsen Norsk Nødhjelp
Raveien 205
3184 Borre

Organisasjonsnummer: 970 935 398
E-post: kontor@nn.no
Telefon: 33 07 12 00

3. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Hvilke opplysninger vi behandler, avhenger av hvilken kontakt du har med oss. Dette kan omfatte:

• navn og postadresse
• telefonnummer og e-postadresse
• fødselsnummer når dette analyse dette er nødvendig for skattefradrag
• opplysninger om gaver, blant annet bel alt beløp dato, bel automatisk og betalings betalings give og betalingsmåte give
• opplysninger om faste given om faste giverav give
• samtykker, reservasjoner og kommunikasjonsønsker
• informasjon om vår kontakt med deg
• arbeidsgiver, stilling eller rolle når du er kontaktperson
• påmeldings- og deltakeropplysninger
• søknad, CV, attester og referanser ved jobbsøking
• bilder, film, lydopptak og personlige historier
• opplysninger du selv gir oss gjennom skjemaer, kampanjer eller henvendelser
• tekniske opplysninger knyttet til bruk av nettsiden, dersom du har samtykket til slik behandling

Dersom det er nødvendig å behandle helseopplysninger eller andre særlige kategorier personopplysninger, for eksempel i forbindelse med en reise eller et arrangement, skal vi informere særskilt om dette. Slike opplysninger behandles bare når vi har et gyldig rettslig grunnlag, og tilgangen begrenses til dem som trenger opplysningene.

Vi lagrer normalt ikke kortopplysninger. Disse behandles av betalingsleverandøren du benytter.

4. Hvor får vi opplysningene fra?

Vi mottar først og fremst personopplysninger direkte fra deg, for eksempel når du:

• gir en gave eller oppretter en fast giveravtale
• ber om skattefradrag
• melder deg på et nyhetsbrev eller en kampanje
• fyller ut et skjema
• melder deg som frivillig
• deltar på et arrangement eller en reise
• søker jobb hos oss
• kontakter oss på telefon, e-post eller på annen måte

Vi kan også motta opplysninger fra:

• banker og betalingsleverandører
• eksterne adresse- og dataleverandører
• leverandører som gjennomfører innsamlingskampanjer på våre vegne
• sosiale medier og digitale kampanjeplattformer når du selv registrerer deg
• skoler, leverandører og samarbeidspartnere
• referanser du har oppgitt i forbindelse med jobbsøking
• lokale partnerorganisasjoner som bidrar med dokumentasjon, bilder og historier fra arbeidet vårt

Når vi mottar personopplysninger fra andre, skal vi informere om hvor opplysningene kommer fra når dette er påkrevd.

5. Hva bruker vi opplysningene til?

Administrasjon av gaver og giverforhold

Når du gir en gave eller oppretter en fast giveravtale, bruker vi opplysningene til å:

• registrere og administrere gaven
• gjennomføre eller følge opp betalinger
• sende bekreftelser og takk
• følge opp en fast giveravtale
• svare på spørsmål om giverforholdet
• sikre korrekt regnskapsføring

Behandlingen er nødvendig for å administrere giverforholdet og oppfylle avtalen med deg, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Opplysninger som må oppbevares av hensyn til regnskaps-, skatte- eller dokumentasjonskrav, behandles på grunnlag av våre rettslige forpliktelser, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Informasjon og innsamlingshenvendelser til givere

Dersom du har gitt en gave til Norsk Nødhjelp i løpet av de siste tre årene, kan vi sende deg nyhetsbrev, informasjon om arbeidet vårt og forespørsler om støtte i posten.

Dette regnes som oppfølging av et eksisterende giverforhold. Behandlingen er basert på vår berettigede interesse i å følge opp giverne våre, informere om hvordan gavene brukes og samle inn midler til vårt ideelle arbeid, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Du kan når som helst reservere deg mot slike henvendelser. En direkte reservasjon hos Norsk Nødhjelp respekteres også dersom du fortsatt har et aktivt giverforhold.

Henvendelser til potensielle givere

Ved enkelte kampanjer sender vi innsamlingshenvendelser i posten til personer som ikke tidligere har gitt til Norsk Nødhjelp. Navn og postadresse kan da komme fra profesjonelle adresse- og dataleverandører.

Før utsendelsen kontrolleres mottakerlisten mot Reservasjonsregisteret og vårt interne reservasjonsregister. Utsendelsen merkes med informasjon om hvilken leverandør adressen er hentet fra.

Behandlingen er basert på vår berettigede interesse i å informere om vårt ideelle arbeid og rekruttere nye givere, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Vi behandler bare opplysninger som er nødvendige for den aktuelle utsendelsen.

Leadskampanjer og annonser i sosiale medier

Norsk Nødhjelp gjennomfører fra tid til annen kampanjer på Facebook, Instagram og andre digitale plattformer.

Dersom du registrerer deg gjennom en slik kampanje, behandler vi opplysningene du selv oppgir, for eksempel navn, telefonnummer og e-postadresse. I registreringsskjemaet informerer vi tydelig om hva opplysningene skal brukes til.

Dersom du aktivt har samtykket til det, kan Norsk Nødhjelp eller et eksternt firma som arbeider på våre vegne, kontakte deg på telefon for å informere om arbeidet vårt og muligheten til å bli giver.

Behandlingsgrunnlaget er ditt samtykke, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Samtykket dokumenteres og kan når som helst trekkes tilbake.

Opplysningene oppbevares bare så lenge det er nødvendig for å gjennomføre oppfølgingen du har samtykket til. Dersom kontakten fører til et giverforhold, registreres nødvendige opplysninger i giverregisteret vårt og behandles videre som giveropplysninger. Dersom det ikke etableres et giverforhold, slettes opplysningene etter at oppfølgingen er avsluttet, med mindre vi må beholde et minimum av opplysninger for å respektere en reservasjon.

E-post og SMS

Vi kan sende informasjon på e-post eller SMS dersom du har samtykket til det, bedt om å bli kontaktet eller når slik kontakt er tillatt som del av et eksisterende giverforhold.

Når vi innhenter e-postadresse eller telefonnummer, skal vi informere om hva opplysningene skal brukes til. Du kan når som helst reservere deg mot videre henvendelser.

E-poster skal inneholde en avmeldingsmulighet. Ved SMS skal det fremgå hvordan du kan stanse videre meldinger.

Skattefradrag

Dersom du ønsker skattefradrag for gaver, behandler vi fødselsnummeret ditt og opplysninger om gavene for å rapportere korrekt beløp til Skatteetaten.

Fødselsnummer brukes bare når det er nødvendig for sikker identifisering og korrekt innrapportering. Behandlingen skjer for å oppfylle våre rettslige forpliktelser, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Frivillige, deltakere og andre støttespillere

Når du melder deg som frivillig eller deltar på et arrangement, en aktivitet eller en reise, behandler vi opplysninger som er nødvendige for å administrere og følge opp deltakelsen.

Behandlingsgrunnlaget kan være avtalen med deg, vår berettigede interesse i å gjennomføre aktiviteten på en forsvarlig måte eller ditt samtykke, avhengig av hvilke opplysninger vi behandler og formålet med behandlingen.

Kontaktpersoner og samarbeidspartnere

Vi behandler navn, kontaktopplysninger, stilling og annen nødvendig informasjon om kontaktpersoner ved skoler, leverandører, offentlige instanser og samarbeidspartnerorganisasjoner.

Formålet er å administrere samarbeid, avtaler, prosjekter og annen kontakt knyttet til virksomheten vår. Behandlingen er basert på vår berettigede interesse i å drive og følge opp organisasjonens arbeid, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, eller på en avtale der dette er aktuelt.

Jobbsøkere

Når du søker jobb hos oss, behandler vi opplysningene du sender inn for å administrere søknaden, vurdere kvalifikasjonene dine og gjennomføre rekrutteringsprosessen.

Behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak før en eventuell arbeidsavtale inngås og for å ivareta vår berettigede interesse i å gjennomføre en forsvarlig rekrutteringsprosess, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b og f.

Vi kontakter ikke referanser uten at du er informert om det.

Henvendelser til oss

Når du kontakter oss, behandler vi kontaktopplysningene dine og innholdet i henvendelsen for å kunne svare og følge opp saken.

Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å besvare henvendelser og drive organisasjonen på en forsvarlig måte, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Dersom henvendelsen gjelder en avtale, kan behandlingen også være nødvendig for å oppfylle denne.

6. Bilder, film og personlige historier

Norsk Nødhjelp bruker bilder, film og personlige historier for å informere om arbeidet vårt og vise hvordan innsamlede midler brukes.

Slikt materiale behandles og publiseres bare når vi har et gyldig behandlingsgrunnlag. Materialet kan innhentes av Norsk Nødhjelp eller gjennom våre lokale partnerorganisasjoner.

Ved bruk av materiale som omhandler barn eller mennesker i sårbare situasjoner, skal vi legge særlig vekt på verdighet, sikkerhet, personvern og barnets beste. Vi samarbeider med våre partnerorganisasjoner om nødvendig informasjon, dokumentasjon og samtykke. Barn skal så langt det er mulig involveres ut fra alder og modenhet.

Når behandlingen bygger på samtykke, kan samtykket trekkes tilbake. Vi vil da vurdere og stanse videre bruk der dette er mulig. Det kan være vanskelig å fjerne materiale som allerede er distribuert i trykte publikasjoner eller delt videre av andre.

Vi bruker ikke personopplysninger om barn til direkte markedsføring mot barnet.

7. Hvem deler vi opplysningene med?

Vi selger ikke giveropplysninger og deler dem ikke med andre organisasjoner eller virksomheter for deres egen markedsføring.

Vi benytter leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, blant annet:

• leverandør av giver- og CRM-system
• leverandør av regnskaps- og økonomisystem
• banker og betalingsleverandører, blant annet Vipps
• leverandører av IT-, lagrings- og nettsidetjenester
• trykkerier, distributører og leverandører av postutsendelser
• adresse- og dataleverandører
• kommunikasjons-, kampanje- og innsamlingsbyråer
• firmaer som gjennomfører giverkontakt på våre vegne
• leverandører av elektroniske utsendelser

Leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, kan bare bruke opplysningene i samsvar med våre instrukser og inngåtte databehandleravtaler.

Vi kan utlevere opplysninger til offentlige myndigheter når dette er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, for eksempel ved rapportering av skattefradrag.

Digitale plattformer som Meta kan behandle personopplysninger for egne formål etter sine egne personvernvilkår.

8. Behandling utenfor EØS

Enkelte digitale tjenesteleverandører kan behandle personopplysninger utenfor Norge eller EØS.

Dersom personopplysninger overføres til land utenfor EØS, skal overføringen ha et gyldig rettslig grunnlag og være beskyttet gjennom godkjente overføringsmekanismer og nødvendige sikkerhetstiltak.

9. Hvor lenge oppbevarer vi opplysningene?

Vi oppbevarer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for.

Som hovedregel gjelder følgende:

• Opplysninger brukes til giveroppfølging og innsamlingshenvendelser i inntil tre år etter den siste registrerte gaven.
• Når det har gått tre år siden den siste registrerte gaven, slutter vi å bruke opplysningene til giveroppfølging og innsamlingshenvendelser. Vi kan beholde nødvendige opplysninger om giveren og gavehistorikken også etter dette, blant annet av hensyn til regnskapsføring, dokumentasjon, historikk og eventuell senere kontakt fra giveren. Opplysningene brukes ikke til nye giverhenvendelser etter treårsgrensen. Vi vurderer jevnlig behovet for fortsatt oppbevaring og sletter eller anonymiserer opplysningene når vi ikke lenger har et saklig og lovlig behov for dem.
• Opplysninger som er nødvendige etter regnskaps- og skattelovgivningen, oppbevares så lenge regelverket krever det, normalt i fem år etter utløpet av det aktuelle regnskapsåret.
• Opplysninger fra leadskampanjer slettes når den oppfølgingen personen har samtykket til, er avsluttet, dersom det ikke etableres et giverforhold.
• Opplysninger fra eksterne adresselister beholdes ikke lenger enn det som er nødvendig for den aktuelle kampanjen.
• Opplysninger om frivillige, deltakere og kontaktpersoner oppbevares så lenge relasjonen eller aktiviteten varer, og deretter så lenge det er nødvendig av hensyn til dokumentasjon og oppfølging.
• Opplysninger om jobbsøkere slettes når rekrutteringsprosessen er avsluttet, med mindre søkeren har samtykket til lengre oppbevaring eller det finnes et annet rettslig grunnlag.
• Bilder, film og historier oppbevares så lenge det er nødvendig og tillatt ut fra formålet og behandlingsgrunnlaget.
• Opplysninger i vårt reservasjons- eller sperreregister kan oppbevares så lenge det er nødvendig for å sikre at reservasjonen blir respektert.

Når det er mulig, anonymiserer vi opplysninger som bare skal brukes til statistikk og historikk.

10. Reservasjon mot henvendelser

Du bestemmer selv hvordan du ønsker å bli kontaktet av Norsk Nødhjelp. Du kan reservere deg mot alle giverhenvendelser eller mot bestemte kanaler, som post, telefon, e-post eller SMS.

Reservasjon er gratis og kan gjøres ved å kontakte oss:

E-post: kontor@nn.no
Telefon: 33 07 12 00

Når du reserverer deg, registrerer vi dette slik at ønsket ditt blir respektert. En reservasjon stanser giverhenvendelser, men innebærer ikke nødvendigvis at alle opplysninger kan slettes umiddelbart.

Vi kan fortsatt måtte oppbevare enkelte opplysninger på grunn av regnskaps- og dokumentasjonskrav eller for å sikre at du ikke blir kontaktet igjen.

11. Informasjonskapsler og bruk av nettsiden

Nettsiden kan bruke informasjonskapsler og lignende teknologi for å sikre at siden fungerer, huske valg og få kunnskap om hvordan nettsiden brukes.

Nødvendige informasjonskapsler kan brukes når de er nødvendige for at nettsiden skal fungere. Analyse- og markedsføringskapsler brukes bare dersom du har samtykket til dette.

I nettstedets løsning for personvern- og informasjonskapselinnstillinger skal du kunne finne oppdatert informasjon om:

• hvilke informasjonskapsler som benyttes
• hvilke opplysninger som samles inn
• formålet med behandlingen
• hvem som mottar opplysningene
• hvor lenge informasjonskapslene varer

Der skal du også kunne endre eller trekke tilbake valgene dine.

12. Informasjonssikkerhet

Vi arbeider systematisk for å beskytte personopplysningene mot uautorisert tilgang, endring, offentliggjøring og tap.

Tilgangen til personopplysninger er begrenset til ansatte og leverandører som trenger opplysningene for å utføre sine oppgaver. Våre leverandører skal være underlagt krav til konfidensialitet, informasjonssikkerhet og forsvarlig behandling av personopplysninger.

13. Dine rettigheter

Avhengig av behandlingen og behandlingsgrunnlaget kan du ha rett til:

• innsyn i hvilke personopplysninger vi har om deg
• å få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet
• å få opplysninger slettet
• å få behandlingen begrenset
• å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• å få utlevert enkelte opplysninger i et strukturert og maskinlesbart format
• å trekke tilbake et samtykke

Du har alltid rett til å protestere mot at personopplysningene dine brukes til direkte markedsføring og innsamlingshenvendelser.

Enkelte rettigheter kan være begrenset dersom vi er lovpålagt å oppbevare opplysningene eller har et annet gyldig grunnlag for behandlingen.

Kontakt oss på kontor@nn.no dersom du ønsker å bruke rettighetene dine. Vi kan be om nødvendig informasjon for å bekrefte identiteten din før vi behandler forespørselen.

14. Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at vi behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, ønsker vi at du kontakter oss slik at vi kan undersøke saken.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet. Informasjon om hvordan du klager, finnes på www.datatilsynet.no.

15. Automatiserte avgjørelser

Norsk Nødhjelp treffer ikke avgjørelser som har rettsvirkning eller tilsvarende vesentlig betydning for deg, utelukkende basert på automatisert behandling av personopplysninger.

16. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere personvernerklæringen når behandlingen vår eller regelverket endres. Den nyeste versjonen vil alltid være tilgjengelig på nettsiden. Datoen øverst viser når erklæringen sist ble oppdatert.

Giverbetingelser

Når du gir en gave

Når du gir en gave til Stiftelsen Norsk Nødhjelp, gir du et frivillig bidrag til vårt ideelle arbeid.

Du kan gi:

• en engangsgave, hvor beløpet trekkes én gang
• en fast gave, hvor et valgt beløp trekkes automatisk med avtalt hyppighet

Beløp og trekkfrekvens velges i den aktuelle betalingsløsningen. Betalingen gjennomføres gjennom banken eller betalingsleverandøren du benytter.

Endring eller avslutning av en fast giveravtale

Du kan når som helst endre eller avslutte en fast giveravtale.

Avhengig av betalingsmåten kan dette gjøres i Vipps, gjennom banken din eller ved å kontakte Norsk Nødhjelp. For å unngå neste planlagte trekk bør avtalen avsluttes i god tid før trekkdatoen.

Kontakt oss gjerne dersom du ønsker hjelp:

E-post: kontor@nn.no
Telefon: 33 07 12 00